Informationspflichten nach Artikel 12, 13 und 14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Nach Artikel 12, 13 und 14 DS-GVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Schwimmclub Wiesbaden 1911 e.V. (SCW) , gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB
Kerstin Prassol, Thomas Hamm, Elaine Heierhoff, Nils Teske, Jana Etzrodt, Detlef Erntner
Christian-Bücher-Straße 22
65201 Wiesbaden
mail@scw-1911.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Schwimmclub Wiesbaden, Christian-Bücher-Straße 22, 65201 Wiesbaden datenschutz@scw-1911.de

3. Zwecke für die personenbezogenen Daten verarbeitet (bzw. erhoben und genutzt) werden:

a. Personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses zum SCW verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen und Veranstaltungen, Beitragseinzug, Information der Mitglieder über Ordnungsänderungen, wichtige Neuerungen im und um das Vereinsleben).

b. Personenbezogene Daten werden zur Organisation des Sportbetriebes verarbeitet (z.B.) Anmeldungen zu Wettkämpfen, Auswertung und Archivierung von Wettkampf-ergebnissen, Lizenzierung, Ausund Fortbildung von Trainern und Wettkampfoffiziellen).

c. Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen
einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des SCW (www.scw-
1911.de), in Auftritten des SCW in Sozialen Medien (Facebook, Twitter, Youtube, Instagram) veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.

d. Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit der Versendung eines Newsletters mit Neuigkeiten aus und über den Vereinssport an Interessierte verarbeitet.

e. Personen bezogenen Datenwerden zum Zwecke der Ausbildung im SchwimmWasserballTriathlonSegelund Motorsport verarbeitet (z. B. Lizenzierung von Ausbildern und Anerkennung von Ausbildungsstätten)

f. Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit Kontaktaufnahmen (persönlich, telefonisch und schriftlich auch elektronisch wie E-Mail, Internetseiten, sozialen Medien etc.) verarbeitet.

4. Rechtsgrundlagen auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 3 a. und b. erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das
Mitgliedschaftsverhältnis im SCW und um die Teilnahme am Sportbetrieb.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Ziffer 3 e. und erfolgt ebenfalls gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO gemäß aufgrund eines Antrages des Betroffenen auf Ausstellung der jeweiligen Dokumente.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs.1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DS-GVO, hierunter fallen die Verarbeitungen unter Ziffer 3 d und ggf. 3 c.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien gemäß Ziffer 3 c. erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des SCW (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Das berechtigte Interesse des SCW besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten im Vereinsport und somit in der Erfüllung des Vereinsszweckes “Ermöglichung und Förderung sportlicher Übungen und Leistungen, sportliche Förderung von Kindern und Jugendlichen und die Jugendpflege und Förderung der Belange des Umweltschutzes bei Ausübung von Wassersport aller Art. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Bericht-erstattung über sportliche Ereignisse im Vereinssport veröffentlicht.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Ziffer 3 f. erfolgt sowohl aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Vertragsanbahnung gemäß Artikel 6 Abs.1 lit. b) DS-GVO, als auch im Rahmen der Interessensabwägung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, als auch aufgrund einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

Zudem werden personenbezogene Daten ggf. aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (z. B. Steuergesetze) oder ggf. im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit e) DS-GVO verarbeitet.

5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Innerhalb des SCW erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch zu diesen Zwecken eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können Zugriff auf die Daten erhalten, sofern diese unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Zu diesen zählt zum Beispiel die SEWOBE GmbH Werner-Haas-Straße 8 D-86153 Augsburg, bei der wir unsere Cloud basierte Vereinsverwaltung führen und die WechselZone GbR Dotzheimer Str. 123 65197 Wiesbaden, die einige unserer Trainingsgruppen betreut.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an folgende Stellen weitergegeben werden:

Personenbezogene Daten nach Ziffer 3 a. werden an Landessportverbände, Landessportbünde(LSB), Deutsche Sportbünde und ggf. den Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung der Mitgliedschaftsrechte und -pflichten erforderlich ist. Das betrifft Adressdaten der Mitglieder und ggf. deren Funktionsträger.

Personenbezogene Daten nach Ziffer 3 b. wie die der Mitglieder die am Training teilnehmen, werden an die Trainer weitergeleitet zur Organisation und Durchführung des Trainingsbetriebs. Dies betrifft im Gesamten die Datenkategorien Name, Vorname, Vereinszugehörigkeit und den Geburtsjahrgang.

Personenbezogene Daten nach Ziffer 3 b. wie die der Mitglieder, die am Wettkampfbetrieb (inklusive der Wettfkampfoffiziellen) teilnehmen, werden zur Organisation des Wettkampfbetriebes, zum Nachweis von Teilnahmeberechtigungen, zur Erstellung von Ranglisten sowie zum Nachweis der Inhaberschaft oder zum Erwerb einer Lizenz, an Vereine oder Verbände die Wettkämpfe ausrichten und an Lehrgangsausrichter weitergegeben. Dies betrifft im Gesamten die Datenkategorien Name, Vorname, Adressund Kontaktdaten, Vereinszugehörigkeit sowie für sportliche Wettkämpfe mit Alters-beschränkung auch den Geburtsjahrgang.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nach Ziffer 3 b. an Organisationen im
Bereich des Leistungssports (z. B. Wiesbadener Sportförderung WISPO, Deutsche
Sportjugend, Deutsche Sporthilfe, NADA) weitergegeben, sofern dies zur Erbringung
zusätzlicher Leistungen auf Antrag erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden an Dritte weitergegeben, sofern dies zur
Organisation/Durchführung von Wettkämpfen und Veranstaltungen erforderlich ist.

Darüber hinaus findet eine Weitergabe der Daten nur dann statt, wenn eine gesetzliche
Verpflichtung oder ein öffentliches Interesse dazu besteht. Eine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der EU bzw. EWR findet nur dann statt, sofern eine Einwilligung oder ein Antrag der betroffenen Person vorliegt z. B. bei Meldungen zu internationalen Wettkämpfen.

6. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:

Die personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 3 a. werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung
dieser Daten eingeschränkt.

Die personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 3 d. werden mit Abmeldung des Newsletters
gelöscht.

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv
gespeichert. Hierbei handelt es sich in der Regel um die Kategorien Vorname,
Nachname, Vereinszugehörigkeit, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Zudem werden die Stammdaten der Mitglieder der Vereinssorgane und -gremien (Funktionsträger) entsprechend ihrer Amtszeiten archiviert. In beiden Fällen können auch Bilderzeugnisse hinterlegt sein. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des SCW an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von vereinssportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften sowie der Vereinshistorie zugrunde.

Alle anderen personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn die Zweckbindung entfallen ist, sofern nicht andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen dagegenstehen.

7. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten
Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft über die bei der verantwortlichen Stelle
  gespeicherten personenbezogenen Daten nach Artikel 15 DS-GVO,
• das Recht auf Berichtigung der personenbezogenen Daten nach Artikel 16 DS-GVO,
• das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten nach Artikel 17 DS-GVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Artikel 18 DS-GVO,
• das Recht auf Übertragung der personenbezogenen Daten (Datenübertragbarkeit) nach Artikel 20 DS-GVO,
• das Recht der Verarbeitung der personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen (Widerspruchsrecht) nach Artikel 21 DS-GVO,
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne das die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung hierdurch berührt wird.
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO, die zuständige Behörde ist: Hessischen Datenschutzbeauftragter Prof. Dr. Michael Ronellenfitsch Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden.

8. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:

• Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen
• des Erwerbs der Mitgliedschaft,
• der Teilnahme am Sportbetrieb,
• der Beantragung von Leistungen des SCW,
• der Kontaktaufnahme mit dem SCW
• der Annahme eines Ehrenamtes im SCW erhoben.

9. Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen bei
Nichtbereitstellung oder Löschungsverlangen:

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (z. B. Mitgliedschaft, Antrag oder Vertrag) müssen
diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die zur Durchführung dieser Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung der SCW gesetzlich verpflichtet ist. Ohne die Angabe der entsprechenden Daten (z. B. im Antragsformular für eine Mitgliedschaft, Sportoder Vereinsveranstaltung) oder bei einem Widerruf der Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten kann der SCW die beantragte Leistung nicht erbringen bzw. muss die angestrebte Geschäftsbeziehung ggf. verwehren.

Ende der Informationspflicht
Stand: Juni 2018